Hızla değişen ve gelişen FMCG sektöründe faaliyet gösteren bir holdingin BT departmanı, veri analitiği alanında hizmet veren bir ekip için önemli bir dönüşüm yolculuğuna çıktı. Ekip, 19 üyeden oluşuyordu ve aralarında 4 kıdemli veri mühendisi bulunmaktaydı. Sürekli artan müşteri talepleri ve karmaşık iş yükü nedeniyle, işlerin takibi ve yönetimi konusunda yaşanan kaos, daha etkili bir iş yapış şekli arayışını tetikledi. Bu doğrultuda, departmanın çeviklik konusundaki temel gelişimlerini göstermek ve iş süreçlerini daha şeffaf ve yalın bir şekilde yönetmelerini sağlamak için bir Kanban dönüşümü başlatıldı.
Dönüşümün ana hedefi, departmanın daha verimli, şeffaf ve koordineli bir şekilde çalışmasını sağlamaktı. Öncelikle, ekip içindeki herkesin değişime katılımını sağlamak için motivasyon yaratıldı. Ekip üyeleri, mevcut kaotik süreçlerin yerine daha düzenli ve yönetilebilir bir iş akışı oluşturmanın önemini anlamıştı. Bu nedenle, dönüşümün ilk adımı, Kanban sistemini tasarlamak ve uygulamak oldu.
Ekip üyeleri, Kanban sistemini tanımak ve anlamak için eğlenceli ve oyunlaştırılmış bir eğitimle başladılar. Eğitim, temel Kanban prensiplerini ve akış yönetiminin nasıl işlediğini anlamalarını sağladı. Bu, departmanın tüm üyelerinin aynı sayfada olmalarını ve dönüşüm sürecine olumlu bir şekilde katılmalarını sağladı.
Kanban dönüşümü, özel bir araç kullanarak başladı. İlk adımda, ekip üyeleri araç üzerinden işlerin nasıl organize edileceğini ve izleneceğini öğrendi. İşler, belirli bir akış üzerinde hareket etmeye başladı ve her bir işin durumu ve ilerlemesi görsel olarak takip edildi. Bu sayede, ekip üyeleri işlerin durumunu anlamak ve iş akışını optimize etmek konusunda daha fazla bilgi sahibi oldular.
Dönüşümün bir diğer önemli bileşeni, hızlı onboarding ve iş akışını daha iyi anlamak için yapılan eğitimlerdi. Her ekip üyesi, yeni başlayanlara rehberlik etti ve işlerin nasıl yönetildiği konusunda yardımcı oldu. Bu, ekip üyeleri arasında işbirliğini artırdı ve bilgi paylaşımını teşvik etti.
Kanban sistemi, departmanın daha iyi bir yönetim ve takip yapısına kavuşmasını sağladı. İşlerin görsel olarak takip edilmesi, hangi işlerin öncelikli olduğunun daha iyi anlaşılmasını sağladı. Ayrıca, sürekli iyileştirme prensibi, ekip üyelerinin iş akışını sürekli olarak gözden geçirmelerini ve daha etkili bir şekilde organize etmelerini sağladı.
Dönüşüm süreci boyunca, ekip üyeleri evrimsel bir gelişim yaklaşımı benimsediler. İlk başta karmaşık olan iş akışı, zamanla daha yönetilebilir hale geldi. Ancak ekip, sürekli olarak iş akışını iyileştirmeye devam etti. Geri bildirimleri değerlendirdi, işleri daha iyi önceliklendirdi ve gerektiğinde akışı ayarladı.
Dört hafta süren Kanban deneyimi sonunda, departmanın dönüşüm hikayesi oldukça etkileyiciydi. İşlerin daha iyi yönetildiği, iş akışının daha şeffaf ve koordineli olduğu ve ekip üyelerinin daha motive olduğu görülüyordu. Dönüşüm sayesinde departman, müşterilere daha hızlı hizmet verebiliyor, iş akışını daha etkili bir şekilde yönetebiliyor ve sürekli iyileştirme prensiplerini benimseyerek kendini geliştirmeye devam ediyordu.
Sonuç olarak, FMCG sektöründe faaliyet gösteren bu holdingin BT departmanında gerçekleştirilen Kanban dönüşümü, kaotik süreçlerin yerine daha şeffaf, yönetilebilir ve sürekli iyileştirme odaklı bir iş yapış şekli getirdi. Ekip üyeleri, Kanban sistemi sayesinde iş akışını daha iyi organize edebildi, daha etkili bir şekilde işbirliği yapabildi ve müşterilere daha hızlı hizmet sunabildi. Dönüşümün sürekli ve evrimsel bir süreç olduğu farkında olan ekip, gelecekte de daha iyi sonuçlar elde etmek için çaba harcamaya devam ediyor.